Mengurus Student Visa ke Jepang

Halo :)

Kali ini saya akan bercerita mengenai proses untuk mengurus Student Visa ke Jepang. Sebelumnya, untuk apa kita membuat Student Visa? Student visa digunakan apabila kita hendak tinggal di suatu negara untuk keperluan studi. Apabila hendak tinggal dalam jangka waktu kurang dari 90 hari, bisa juga dengan menggunakan Short-term Visa.

Sebelum melakukan pengurusan visa, coba cari daerah tempat tinggal kita (alamat berdasarkan KTP) berada di dalam wilayah yurisdiksi (wilayah kerja) Konsulat Jenderal (Konjen) Jepang di kota mana. Untuk wilayah yurisdiksi masing-masing Konjen dapat dilihat di :

http://www.id.emb-japan.go.jp/conind.html

Berhubung saya bertempat tinggal di Surabaya yang ada memang ada kantor Konjen Jepang, jadi saya tidak terlalu repot dengan wilayah yurisdiksi ini.

Untuk pembuatan Student Visa (yang termasuk dalam kategori visa khusus), kurang lebih syaratnya seperti ini :

1. Paspor
2. Formulir permohonan visa (bisa didownload di http://www.id.emb-japan.go.jp/visa_4.html)
3. Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram)
4. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili) di kertas A4
5. Certificate of Eligibility (Asli & fotokopinya)

Untuk paspor, diusahakan masa berlakunya lebih dari satu tahun dari periode keberangkatan*. Lalu foto kopi KTP juga dibuat di kertas A4 seperti saat mengurus paspor*. Lalu untuk formulir permohonan visa, bisa langsung pakai formulir yang dari website atau mengambil yang disediakan di Konjen. Tetapi karena formulir yang di website dengan yang disediakan di Konjen sama persis, saran saya untuk menghemat waktu pakai saja yang di website. Agar bisa diisi dulu (kalau saya sih saya ketik haha biar rapi) dan di sana tinggal menyerahkan saja. Berikut ini merupakan contoh pengisian formulir permohonan visa. Jangan lupa menempelkan pas foto ke formulir.

Ya kira-kira begitulah yang saya isi. Kalau ternyata masih ada yang kurang, nanti akan dibantu oleh petugas loket. Kalau mau formulirnya persis dengan yang ada di loket, silahkan diprint bolak-balik.

Nah, sebenarnya dari persyaratan tersebut yang agak repot adalah untuk mendapat Certificate of Eligibility (CoE). Kebetulan saya dibantu oleh host university saya di Jepang untuk proses pengurusannya. Jadi saya tinggal mengisi formulir dan mencantumkan berkas-berkas yang diminta secara online, lalu petugas dari host university yang akan menguruskannya.

Kurang lebih di formulir untuk mengurus CoE itu saya diminta mengisi :

• Nama dan email supervisor di Jepang
• Alamat dan nomer telepon host university
• Masa studi - diisi menurut Letter of Acceptance (LoA) yang diberikan oleh host university
• Nomor paspor - apabila paspor masih belum selesai diurus maka bisa dikosongkan dahulu
• Tanggal dan bandara kedatangan (menurut tiket)
• Tempat mengajukan visa (menurut wilayah yurisdiksi)
• Metode pembayaran dan jumlah uang yang dimiliki untuk tinggal di Jepang - ada pilihan biaya sendiri, beasiswa dari (pemerintah) Jepang, beasiswa dari sumber lain, dsb. Alhamdulillah saya mendapat beasiswa dari pemerintah Indonesia, tetapi karena ribet harus mengurus berkas-berkas segala macam untuk mendapatkan Guarantee Letter (jaminan bahwa saya mendapat beasiswa dari pemerintah Indonesia) dan belum tahu kapan surat tersebut akan keluar, saya memilih opsi biaya sendiri, yang sebenarnya sama saja intinya dengan beasiswa pemerintah Indonesia karena nanti beasiswanya kan juga ditransfer ke rekening saya. Tetapi untuk dapat mengisi opsi biaya sendiri, harus disertai dengan surat Bank Account dari bank yang menyatakan nominal uang di rekening saya. Surat Bank Account tersebut bisa diurus dengan mendatangi customer service di bank anda masing-masing. Untuk dapat mengisi opsi biaya sendiri, minimal uang di rekening bank saya adalah 80.000 yen x lama tinggal di Jepang (bulan).
• Alamat pos yang nantinya akan dikirimkan hardcopy CoE

Untuk dokumen yang perlu diupload untuk memperoleh CoE antara lain adalah :

• Foto 3 x 4
• Paspor (kalau ada)
• Letter of Acceptance (LoA)
• Statement of Financial Support - atau bisa juga menggunakan Guarantee Letter apabila sudah punya. Karena saya memilih opsi menggunakan biaya sendiri, surat ini diisi atas nama orangtua saya :v
• Bank Account - karena saya memilih opsi menggunakan biaya sendiri. Nominal minimal di akun bank adalah 80.000 yen x lama tinggal di Jepang (bulan).

Setelah mengisikan data-data tersebut, kita tinggal menunggu 1-2 bulan dan CoE akan dikirimkan ke alamat post kita~ Baru kemudian kita bisa mengurus Student Visa.

Untuk Konjen Surabaya, jam kerja untuk mengurus visa bisa di cek di sini.

Hari Senin - Jumat, (kecuali pada hari libur nasional dan libur Kedutaan)

Pengajuan Permohonan Visa : 08:15 - 11:30

Pengambilan Visa : 13:15 - 15:30

Keamanan di kantor tersebut cukup ketat, jadi saya sarankan tidak perlu membawa barang-barang elektronik yang tidak perlu. Karena saya datang sekitar pukul 08.30, dan setelah itu mau langsung ke kampus untuk kuliah, saya membawa laptop berat, HP, power bank segala macam. Daripada repot mengeluarkan semuanya satu per satu saya titipkan saja tas saya semuanya di bagian pemeriksaan haha, jadi saya masuk ke ruangan loket visa hanya membawa map, bolpoin, dan dompet.

Setelah masuk ruangan loket, saya mengambil nomer antrian di sebelah kanan pintu masuk. Karena formulir pengajuan visa sudah selesai saya isi, saya tinggal menunggu antrian yang - untungnya karena masih pagi - hanya sedikit. Apabila belum mengisi formulir, formulir bisa diambil di sebelah mesin nomer antrian. Setelah saya serahkan berkas-berkas yang diperlukan, saya mendapat tanda terima yang akan digunakan untuk mengambil visa. Kalau menurut web, visa selesai minimal 4 hari kerja, namun alhamdulillah visa saya jadi cukup dalam 3 hari kerja.

Tiga hari kemudian saya mengambil visa saya - siang hari sekitar pukul 14.00. Kali ini antriannya agak lama karena pengambilan visa bisa diwakilkan dan ada yang mengurus pengambilan visa dari banyak sekali orang 😲 Saat pengambilan visa ini kita diminta membayar biaya pembuatan visa, yang saat saya mengurus di akhir Agustus 2017 biayanya adalah Rp 370.000,00 - bisa dicek di sini.

Hmm lalu apa lagi ya? Oh iya, batas waktu maksimal kita masuk ke Jepang adalah 3 bulan terhitung dari waktu pengajuan visa kita diterima. Jadi kalau kita baru mau berangkat ke Jepang 6 bulan lagi, ya jangan membuat visa sekarang hehe... Lalu Student Visa dapat digunakan untuk tinggal di Jepang selama 1 tahun, apabila lebih maka harus melakukan perpanjangan.

Jadi, secara umum urutan dokumen yang harus diurus untuk studi ke Jepang adalah :

1. Paspor
2. Letter of Acceptance (LoA) dari host university di Jepang
3. Statement of Financial Support + Bank Account atau Guarantee Letter (terkait pendanaan)
4. Tiket keberangkatan (opsional, kalau belum ada berarti dikira-kira saja tanggal keberangkatan, bandara tujuan, dan maskapai yang digunakan untuk pembuatan CoE dan Student Visa)
5. Certificate of Eligibility (CoE)
6. Student Visa

Demikian informasi dari saya, semoga bermanfaat 😇